為進(jìn)一步推進(jìn)移民搬遷檔案的規(guī)范化管理，促進(jìn)移民搬遷檔案工作的科學(xué)化、程序化、制度化，不斷提升檔案信息服務(wù)水平，山陽縣移民辦從2015年5月初開始，計劃利用40天時間，認(rèn)真細(xì)致整理歸檔2011年至2014年的各類檔案，并對檔案系統(tǒng)內(nèi)的搬遷戶資料和備案資料進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，為以后準(zhǔn)確迅速地查找、利用檔案奠定了基礎(chǔ)。一是統(tǒng)籌安排，實行責(zé)任追究。縣移民辦按照市移民辦檔案管理要求，進(jìn)一步夯實責(zé)任，成立信息化檔案資料整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由移民辦主任任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，具體分三小組，各小組長具體負(fù)責(zé)，要求認(rèn)真細(xì)致的做好資料歸集、整理、裝訂和歸檔工作。嚴(yán)禁工程項目資料和戶源信息資料丟失流失;嚴(yán)禁篡改、涂改檔案資料，實行“誰整理誰負(fù)責(zé)”的責(zé)任追究。二是細(xì)致收集整理，科學(xué)分類歸檔。檔案整理過程中，移民辦聘請檔案局檔案老師進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，安排專人分組對2011-2014年所有檔案依據(jù)年度、鎮(zhèn)辦、安置點、搬遷戶、備案資料等歸檔類別進(jìn)行收集、整理，并進(jìn)行目錄編制，裝訂成冊，放入檔案室存放。同時對2011-2014年漏歸的檔案進(jìn)行分類歸檔。三是及時錄入信息，方便調(diào)閱查找。將歸檔文件按年度、鎮(zhèn)辦、安置點、搬遷戶、備案資料依次編號，及時錄入檔案系統(tǒng)，同時為方便查找，將文件中重要的關(guān)鍵詞錄入系統(tǒng)對應(yīng)的備注中。經(jīng)過完善，現(xiàn)在可以從5個大類進(jìn)行快速搜尋，2分鐘查找到安置點檔案，3分鐘查找到移民戶檔案，真正做到檔案查閱快捷方便。四是系統(tǒng)梳理檔案，提高利用效率。根據(jù)省、市移民辦要求，縣移民辦對原有的檔案系統(tǒng)進(jìn)行了更換升級。這次檔案整理工作也對檔案系統(tǒng)中原有的檔案進(jìn)行了系統(tǒng)的梳理，重點核對信息庫中的年度、鎮(zhèn)辦、安置點、搬遷戶、備案資料編號等與庫房存放是否一致，確保信息庫中的檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。